日本の労働力不足もあり、多くの企業では外国人材の採用に踏み出しています。本記事では外国人材の採用にあたりどのような流れで募集から入社までを行うのかを紹介します。ビザの取得や必要書類の準備、面接会など、外国人採用の特有の手続きや流れがあるため、基本的な流れや必要事項を確認しておきましょう。

入社までの基本的な流れ

外国人材の入社までには、6つのステップがあります。私たちワンテラスで実際に行っている流れは以下の通りです。まず、「①募集」から始まり、次に、「②スクリーニング」、「③書類選考」、「④面接会・内定」、「⑤ビザ申請」、「⑥入社」といった流れになります。次項でそれぞれを詳しく見ていきましょう。

1. 募集(求人票の作成)

この募集の際に外国人候補者に提出する求人票を採用企業様に作成してもらいます。そこでこの求人内容をもとに面接を志望する候補者を集めます。求人票とミスマッチのない、精度の高い募集をかける為、募集には基本的に約1ヶ月の時間を要します。

求人情報を作成する際には、明確で具体的な内容を記載することが求められます。まず、求めるスキル、経験を具体的に明記します。これにより、候補者が自分に適したポジションかどうかを判断しやすくなります。また、会社のビジョンや文化(社風)についても触れることで、より多くの候補者に興味を持ってもらえます。

【求人票作成の際のポイント】

・職務内容、必要スキル、日本語能力要件、給与、福利厚生などを明確に記載する
(例)福利厚生で住宅手当がある場合は金額含めて記載

・求める人物像を決める
(例)コミュニケーション能力が高い人を優先するのか、実務経験がある人を優先するのか社内合意をとっておく

2. スクリーニング

履歴書や職務経歴書をもとに当社で書類選考の上、1人あたり2～3回の面談を各自行い、仕事内容を説明し、志望度を確認します。このスクリーニングでしっかりと確認を取ることでミスマッチを防ぐことができます。スクリーニングは国によりますが現地法人の社員が実施しています。

【スクリーニングで確認していること(例)】

・思い描いているキャリアと求人内容が一致しているかどうか

・勤務実情の紹介と候補者の意思確認

3. 書類選考

面接する約1〜2週間前までに、企業ご担当者様に当社がスクリーニングした方の書類を確認いただき、面接したい方を数名決めてもらいます。

4. 面接会・内定

会社説明後、個別に面接を行っていただき、内定を出していただきます。日本の採用とは異なり当日内定を推奨しています。候補者は内定通知が遅れることで興味をもってもらえていないのではと不安を感じるようです。内定通知書を渡した後で候補者が承諾を行います。

【面接会の進め方】※現地面接会を推奨

・オンライン…ミャンマーの場合、情勢が安定していないためオンライン開催での実施となります。費用やスケジュールの関係でオンライン面接を希望する企業様もあります。オンライン面接の場合、応募者も自宅から参加している場合もあるため双方気軽に取り組めます。

・オフライン(現地)…ミャンマー以外の国では現地採用を実施する企業様が多い状況です。お互い足を運んでいるため本気度が分かるので、対面での現地面接会をおすすめしています。面接に参加するのは、日本からの場合2人以上が多く、社長と人事、もしくは社長と採用される部署の方で参加しています。最低限の人数イメージとしては、1～2名が現地に行き、オンラインで日本から面接会に参加する場合もあります。面接会自体は1回となり、ワンテラスからも営業サポートとして同行しています。(ワンテラス同行の費用ご負担はありません)

5. 在留資格やビザの申請

内定承諾後に出入国在留管理庁(旧入国管理局)へ「在留資格」の申請をします。会社の所在地や審査内容によって取得までの期間は変動します。東京の場合は、出入国在留管理庁(旧入国管理局)に書類提出後2～3ヶ月程掛の期間が必要となります。ワンテラスでは、連携している行政書士先生をお繋ぎし、行政書士が必要書類の手続きを採用企業様に代わって行っているため企業様の負担が少なくなります。

【外国人材が日本で就労する際に必要な2つの証明書】
※取得の流れとしては、①在留資格→②ビザ(査証)の流れで申請、手続きを行う

・在留資格…ビザ(査証)取得申請にあたり必要な書類。外国人が日本に滞在中どのような活動ができるかを定めた資格で、就労、留学、家族滞在などがある。内定通知後、日本の受け入れ企業が内定者に代わって日本の出入国在留管理庁(旧入国管理局)に早急に申請を行う。

・ビザ(査証)…外国人が日本に入国する際に必要な渡航許可証。日本入国前に取得する必要があり、在留資格を取得後すみやかに現地日本大使館か、現地日本領事館に申請を行う。

▼参考情報▼
出入国在留管理庁(旧入国管理局)/手続の流れは？　必要な申請書類は？
出入国在留管理庁(旧入国管理局)/在留資格認定証明書交付申請

6. 入国・入社

この流れ1～5を経て、6の「内定者の入国・入社」となります。入国の際は、担当者を決めて空港にお迎え、公的な手続き、自宅まで案内を実施します。企業様が外国人エンジニア受け入れ時に対応してもらうことは「最低限の家電準備」、 「空港お迎え」、「住民登録・銀行口座手続き」、 「ハローワーク手続き」の4点です。その他は、日本人の新卒と同様の手続きです。

募集開始から、貴社での就業までは、平均6カ月かかるため、4月入社を見据える場合は、前年10月頃までに面接会を実施することをおすすめします。

まとめ

外国人材の採用の一連の流れを紹介しました。外国人材を受け入れることで、人材不足の解消だけでなく、企業は新しい視点やスキルを取り入れることができます。ビザの関係で採用までの期間を要する必要があるため、少しでも気になるご担当者様はぜひお気軽にお問い合わせください。本記事が言葉や文化の異なる人材をどのように採用するのかの一助となれば幸いです。

私たち株式会社One Terrace(ワンテラス)は「チョクトリ」といった、海外から優秀な人材を採用する企業の採用支援、定着に向けた支援、活躍するための組織づくり支援などを通じて、企業の採用力や育成力の向上に知見を深めてきました。

また、本記事以外にも、弊社では優秀な外国人材を採用するノウハウを持っているため今後も記事化していく予定です。

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