海外から外国人材を採用する場合、入社までは①募集（求人票の作成）→②スクリーニング→③書類選考→④面接会・内定→⑤在留資格認定証明書・ビザの申請→⑥入国・入社の6ステップで進みます。日本人の採用と大きく異なるのは、内定後に在留資格認定証明書（COE）とビザ（査証）の手続きが必要な点で、在留資格認定証明書の標準処理期間は1ヶ月〜3ヶ月とされています。
本記事では、弊社が実際に行っている流れをもとに、各ステップの内容と面接の進め方、入社までの期間の目安を紹介します。
入社までの基本的な流れ
外国人材の入社までには、6つのステップがあります。弊社で実際に行っている流れは以下の通りです。まず、「①募集」から始まり、次に、「②スクリーニング」、「③書類選考」、「④面接会・内定」、「⑤在留資格認定証明書・ビザの申請」、「⑥入国・入社」といった流れになります。次項でそれぞれを詳しく見ていきましょう。
1. 募集（求人票の作成）
募集の際に外国人候補者に提出する求人票を採用企業様に作成してもらいます。そこでこの求人内容をもとに面接を志望する候補者を集めます。求人票とミスマッチのない、精度の高い募集をかけるため、募集には基本的に約1ヶ月の時間を要します。
求人情報を作成する際には、明確で具体的な内容を記載することが求められます。まず、求めるスキル、経験を具体的に明記します。これにより、候補者が自分に適したポジションかどうかを判断しやすくなります。また、会社のビジョンや文化（社風）についても触れることで、より多くの候補者に興味を持ってもらえます。
求人票作成の際のポイント
・職務内容、必要スキル、日本語能力要件、給与、福利厚生などを明確に記載する
（例）福利厚生で住宅手当がある場合は金額含めて記載
・求める人物像を決める
（例）コミュニケーション能力が高い人を優先するのか、実務経験がある人を優先するのか社内合意をとっておく
2. スクリーニング
履歴書や職務経歴書をもとに弊社で書類選考の上、1人あたり2～3回の面談を各自行い、仕事内容を説明し、志望度を確認します。このスクリーニングでしっかりと確認を取ることでミスマッチを防ぐことができます。スクリーニングは国によりますが現地法人の社員が実施しています。
スクリーニングで確認していること（例）
思い描いているキャリアと求人内容が一致しているかどうか
勤務実情の紹介と候補者の意思確認
3. 書類選考
面接する約1〜2週間前までに、企業ご担当者様に弊社がスクリーニングした方の書類を確認いただき、面接したい方を数名決めてもらいます。
4. 面接会の進め方と内定
会社説明後、個別に面接を行っていただき、内定を出していただきます。日本の採用とは異なり当日内定を推奨しています。候補者は内定通知が遅れることで興味をもってもらえていないのではと不安を感じるようです。内定通知書を渡した後で候補者が承諾を行います。
面接会の進め方 ※現地面接会を推奨
・オンライン…ミャンマーの場合、情勢が安定していないためオンライン開催での実施となります。費用やスケジュールの関係でオンライン面接を希望する企業様もあります。オンライン面接の場合、応募者も自宅から参加している場合もあるため双方気軽に取り組めます。
・オフライン（現地）…ミャンマー以外の国では現地採用を実施する企業様が多い状況です。お互い足を運んでいるため本気度が分かるので、対面での現地面接会をおすすめしています。面接に参加するのは、日本からの場合2人以上が多く、社長と人事、もしくは社長と採用される部署の方で参加しています。最低限の人数イメージとしては、1～2名が現地に行き、オンラインで日本から面接会に参加する場合もあります。面接会自体は1回となり、弊社からも営業サポートとして同行しています。（弊社同行の費用ご負担はありません）
5. 在留資格認定証明書・ビザの申請
内定承諾後に、居住予定地または受け入れ企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理局（旧入国管理局）へ「在留資格認定証明書（COE）」の交付申請をします。標準処理期間は1ヶ月〜3ヶ月とされていますが、申請先や審査内容によって期間は変動します。弊社では、連携している行政書士先生をお繋ぎし、行政書士が必要書類の手続きを採用企業様に代わって行っているため企業様の負担が少なくなります。
海外から呼び寄せる際に必要な2つの手続き
※①在留資格認定証明書（COE）→②ビザ（査証）の順で申請、手続きを行う
・在留資格認定証明書…外国人が日本で行う予定の活動が、在留資格（就労、留学、家族滞在など、日本でできる活動を定めた資格）の条件に合うことを入国前に証明する書類。ビザ（査証）申請の際に提示する。内定通知後、本人に代わって受け入れ企業の職員などが代理人として地方出入国在留管理局（旧入国管理局）に申請する。
・ビザ（査証）…外国人が日本に入国する際に必要なもので、日本の在外公館（大使館・総領事館）が発給する。在留資格認定証明書の交付を受けた後、すみやかに、原則として本人が居住地を管轄する日本大使館・総領事館に申請する（国によっては、大使館・総領事館が承認した代理申請機関を通じて申請する）。申請内容に問題がなければ、申請受理の翌日から5業務日で発給されるとされている（申請が多い場合などは長くなることがある）。
6. 入国・入社
この流れ1～5を経て、6の「内定者の入国・入社」となります。入国の際は、担当者を決めて空港にお迎え、公的な手続き、自宅まで案内を実施します。企業様が外国人エンジニア受け入れ時に対応してもらうことは「最低限の家電準備」、 「空港お迎え」、「住民登録・銀行口座手続き」、 「ハローワーク手続き」の4点です。その他は、日本人の新卒と同様の手続きです。
募集開始から、貴社での就業までは、平均6ヶ月かかるため、4月入社を見据える場合は、前年10月頃までに面接会を実施することをおすすめします。
まとめ
海外から外国人材を採用する際は、募集、スクリーニング、書類選考、面接・内定、在留資格認定証明書・ビザの申請、入国・入社の順に準備を進めます。採用企業は、求人内容や選考基準を明確にするとともに、内定後の申請手続きと入社時の受入れ準備を並行して進めることが大切です。入社までにかかる期間は、採用する国や在留資格、審査状況などによって異なります。希望する入社時期から逆算し、余裕を持った採用計画を立てましょう。
外国人材の採用を検討しているものの、いつから何を準備すべきか迷っている方は、チョクトリへご相談ください。採用したい職種や希望する入社時期を伺い、採用の進め方やスケジュールをご提案します。
参考情報
出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」
出入国在留管理庁「入国・帰国手続＜査証・在留資格認定証明書＞」
外務省「査証取得までの必要日数」
外務省「申請における留意事項」
外務省「就労や長期滞在を目的とする場合」
関連記事
ここが魅力！アジア圏外国人が日本で働きたい理由/ベトナム・ミャンマー・台湾・韓国
外国人採用受け入れ体制：社内整備の3つの工夫
外国人材の退職理由と定着策|企業に必要な6つを紹介
