外国人材の雇用手続きは日本人雇用とは異なるプロセスを伴います。本ブログでは、入国前の準備から入国後に行うべき初期手続き、役所の手続きなどを紹介します。これから外国人材を迎える企業にとって必見のガイドです。

1. 入国前の準備

1.1. 在留資格・ビザ(査証)の手配

外国人材を雇用するためには、いくつかの手続きが必要です。まず、内定通知、労働条件通知書などの書面を交付します。その後、在留資格→ビザ(査証)の流れで申請、手続きを行います。在留資格がなければ外国人材が日本で合法的に働くことができないため、初めに取り掛かりる必要があります。場合によりますが一般的には書類提出後に2~3か月、長いと6か月時間がかかるため雇用計画のスケジュールに基づき早めに対応しましょう。
※在留資格の申請は行政書士が行う場合が多くなります。

内定承諾後に出入国在留管理庁(旧入国管理局)へ「在留資格認定証明書(COE)」の申請をします。会社の所在地や審査内容によって取得までの期間は変動し、東京の場合は、出入国在留管理庁(旧入国管理局)に書類提出後2～3ヶ月程掛の期間が必要となります。ワンテラスでは、連携している行政書士先生をお繋ぎし、行政書士が必要書類の手続きを採用企業様に代わって行っているため企業様の負担が少なくなります。

在留資格認定証明書(COE)・在留資格・ビザ(査証)の違い

▼参考記事▼
在留資格とビザの違い

▼参考情報▼
出入国在留管理庁(旧入国管理局)/手続の流れは？　必要な申請書類は？
出入国在留管理庁(旧入国管理局)/在留資格認定証明書交付申請

在留資格認定証明書(COE)

在留資格と混同されやすい「在留資格認定証明書(COE)」。この在留資格認定証明書(COE)は、日本に入国しようとする外国人の方が、日本で行おうとする活動内容がいずれかの在留資格（「短期滞在」及び「永住者」を除く）に該当するものである等の上陸のための条件に適合していることを証明するために、入国前にあらかじめ行う申請です。
なお、交付された在留資格認定証明書は、在外公館における査証申請や上陸申請の際に提出・提示することにより、速やかに査証発給や上陸許可を受けることができます。また、最近の在留資格認定証明書(COE)はオンライン申請、メールで受け取りが主流となっています。

▼参考情報▼
参考：出入国在留管理庁(旧入国管理局)/在留資格認定証明書の電子化について
引用：出入国在留管理庁(旧入国管理局)/在留資格認定証明書交付申請

在留資格

外国人が日本で働くためには、適切な「在留資格」が必要です。在留資格の種類は、職業や滞在目的によって異なるため、まずはどの在留資格が適しているかを確認することが大事です。例えば、「技術・人文知識・国際業務」や「研修」、「留学」、「家族帯同」などがあります。必要な書類は、在留資格により異なりますがパスポートや雇用契約書、企業からの推薦状などがあります。これらを揃えて申請することで、在留資格の発給が可能となります。

在留資格取得には一定の時間がかかるため、早めの準備が求められます。また、在留資格が発給されるまでの期間は働くことができないため、計画的なスケジュール管理が求められます。在留資格の申請がスムーズにいくよう、書類の準備と確認をしっかり行いましょう。申請が受理されると、通常は2か月3か月程度の審査期間が設けられます。

入国後は日本に在住することになるため、居住地の役所にて「転入届」をする必要があります。(居住開始14日以内)
パスポートと在留カードを持って役所に行くことで手続きが可能です。

ビザ(査証)

「ビザ(査証)」は日本に入国する際に必要となる書類です。ビザを取得することで、外国人が日本に入国しても問題ないと入国審査官に証明する書類になります。ビザは入国時に必要となるだけで、入国後に提示を求められることはありません。

内定から入国までの流れ

内定
↓
在留資格認定証明書交付申請（約3ヶ月〜6ヶ月）※行政書士が対応
↓
在留資格認定証明書の許可が下りる
↓
在留資格認定証明書と必要書類を持って外国人本人がビザを申請（1週間〜1ヶ月）
↓
ビザ取得
↓
日本に入国
↓
空港で在留カード取得
↓
入社

引用：在留資格とビザの違い

▼参考情報▼
出入国在留管理庁(旧入国管理局)/在留資格認定証明書交付申請の流れ
出入国在留管理庁(旧入国管理局)/在留資格「技術・人文知識・国際業務」

1.2. 住居の手配・契約

外国人材が直接住居を契約することは難しいため、企業側で物件をピックアップしておきましょう。不動産業者を通じて物件を探し、内見を行います。この際、物件の周辺環境や交通アクセスを確認することが大切です。また、外国籍社員の方が家賃を全額または一部負担する場合には、外国籍社員の方にも事前に相談しながら住居を選定するとよいでしょう。次に、気に入った物件が見つかったら、契約の手続きを進めます。

初めて日本に住む方は、特に住居に対してのこだわりがないこともあります。「綺麗さ<安さ」を求める人が多い傾向があります。最後に、契約後には入居前のチェックを行います。家電や設備が正常に動作するかを確認し、問題があれば早急に報告します。これにより、入居後のトラブルを未然に防ぐことが可能です。スムーズな入居準備をするために、これらのポイントを押さえておきましょう。

【住宅イメージ】

・自己負担額：手取りの約3分の1以下
・会社までの距離：徒歩/自転車 30分以内
・立地：食材や日用用品などのスーパーが近くにあり、日常生活に困らないところ
・築年数：あまりこだわりがない方が多い
・ルームシェアの場合は、1人1部屋は必須

【ワンポイント】
契約書には、家賃や敷金、礼金などの詳細が記載されています。特に、違約金や修繕費については注意深く確認します。また、契約期間や更新条件もチェックが必要です。これを怠ると、予期しない費用が発生する可能性があります。

1.3. 航空券の手配

ベトナムの場合はビザ取得後、ミャンマーの場合はビザとOWICカード取得後、入国が可能な状態になります。必要書類が整い次第、具体的な入国日を決め、航空券の手配をします。

航空券の平均的な費用 
・ベトナム(ダナン)：40,000円～100,000円
・ミャンマー(ヤンゴン)：60,000円～120,000円
　※2024年3月27日フライト試算

【OWICカードとは】
海外労働身分証明カード(OWIC:Overseas Worker Identification Card）のことで、特定技能外国人として来日予定のミャンマー国籍の方は、ミャンマーの制度上、海外で就労する場 合には「ミャンマー労働・入国管理・人口省(MOLIP)」にOWICの申請を行う必要があります。
法務省/～特定技能外国人の受入機関の方々へ～

1.4.印鑑の手配

日本では契約や法的な手続きにおいて、印鑑が必要な場合があります。外国人材が入国する前に印鑑を準備しておきましょう。名前の表記はローマ字またはカタカナにします。また、希望のお名前がある場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

表記例
・ベトナム　（Pham Thanh Dao）：ダオ / Dao
・ミャンマー（Khin Maung Win）  ：ウィン / Win

1.5.SIMカードの手配

携帯電話を使用するには新しくSIMカードの手配をします。海外SIMは基本的に日本では使用できないため、新たにSIMカードを契約する必要があります。携帯電話端末は母国で使用していたものを持参し、SIMカードを差し替えると日本で携帯電話を利用することができます。

1.6.生活用品の手配

家具や家電、生活必需品については、何を準備するのかを明確にし、確認しておくことが重要です。入国直後に外国人材が自分で手配するのは難しいため、企業側で新品または中古品を用意しておきましょう。(例：テレビ、冷蔵庫、電子レンジ、自転車など) これにより、入国後の生活立ち上げがよりスムーズに進められます。

最低限必要なもの
寝具/カーテン/トイレ備品(トイレットペーパー)/タオル/エアコン(冷暖房)/洗濯機/冷蔵庫/電子レンジ/コンロ/ごみ袋など

1.7.緊急連絡先の準備

緊急連絡先の設定も忘れないようにしましょう。緊急連絡先を設定することで、万が一の事故や病気の際に迅速な対応が可能となります。また、警察や病院などの公共機関にも、この連絡先があると、身元確認や連絡が必要な際にスムーズに対応できます。

緊急連絡先(例)
・人事・総務担当者
・直属の上司（マネージャー・リーダー）
・企業の外国人サポート担当者
・社宅や寮の管理担当者（寮母・寮長など）

2. 入国時の準備：空港出迎え

外国人社員が日本に入国する際、1人では移動が困難なためスムーズに移動できるようにピックアップ(空港出迎え)を準備します。可能であれば社員の方が空港に出迎えると歓迎されていると外国人材も安心します。

また、連絡が取れない場合などのトラブルがあった際は、空港の案内所でアナウンスを依頼しましょう。当日は入国審査で時間がかかっている可能性があるので、一定時間は待機する必要があります。

事前に確認・準備すべきこと
・フライト情報の確認(到着空港・日時・便名)
・到着後の流れを説明する(入国審査 → 荷物受け取り → 税関 → 到着ロビー)
・待ち合わせ場所を事前に共有(写真や地図を使うと分かりやすい)
・ 緊急連絡先の共有(企業担当者の電話番号・メール・LINEなど)
・宿泊先や家の鍵の受け渡し方法を確認

空港出迎えの流れ

到着時間に合わせて空港へ向かう
↓
空港の到着ロビーで名前を書いたボード(ネームプレート)を持って待機する
↓
SIMカードやWi-Fiを渡してすぐに連絡が取れる状態にする(推奨)
↓
会社の車またはタクシー、公共交通機関で寮・会社・ホテルなどの滞在先まで案内する
↓
役所関連の必要な手続きに同行しサポートする(後日の場合も)
↓
家の鍵を渡し、会社のオリエンテーションの予定を伝える

3. 入国後の準備

日本に入国した後、まず初めに行うべき手続きがあります。これらの初期手続きは、滞在中の生活をスムーズに進めるために必要です。住民登録や銀行口座の開設、そして生活に関するオリエンテーションと生活園の支援などが含まれます。これらを順番に行うことで、新しい環境での生活を安心して始めることができます。次に、それぞれの手続きについて詳しく説明します。

3.1. 雇用保険加入の手続き(ハローワーク)

日本人を雇用する時と同様にハローワーク(公共職業安定所)に「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。また、この届け出の際に「外国人雇用状況届出」も一緒に提出します。これらは電子申請も行っています。

▼参考情報▼
厚生労働省/「外国人雇用状況の届出」について

3.2. 健康保険・厚生年金保険加入の手続き(日本年金機構)

日本人同様の届けが必要となります。

▼参考情報▼
日本年金機構/外国人従業員を雇用したときの手続き

3.3. 住民登録(転入届)

お住まいの市町村の窓口にて、新しく住所を定めた日から14日以内に在留カードとパスポートを持参して転入の届け出を行う必要があります。

▼参考情報▼
総務省/外国人住民に係る住基台帳制度｜転入・転出

3.4. 銀行口座開設

手続きは日本人新卒同様ですが、銀行口座開設は外国人材本人と一緒に銀行へ付き添いましょう。銀行によって必要な書類が異なるため、事前に確認するとスムーズです。また、ゆうちょ銀行ではスマートフォンアプリで講座開設の申し込みができます。

口座開設に必要な書類例
・本人確認書類(在留カード)
・住所がわかるもの(住民票)
・在職証明書
・印鑑　※国によって使用していない国もあるため、必須ではない場合もあります

▼参考情報▼
ゆうちょ銀行/口座を開設される外国人のお客さまへ
(日本語、英語、中国語(簡体字)、ベトナム語の4か国語対応)

3.5. 生活に関するオリエンテーション

日本が初めての方もそうではない方へも、入国後には生活に関するオリエンテーションの実施が必要です。地域によって、ごみの捨て方やルールなども違うため、地域の情報なども一緒に伝えるとよいでしょう。

【オリエンテーションで伝えたいこと】
生活
・自宅設備の使い方
・コンビニ・スーパー・ATM・病院の場所を説明
・住んでいる地域のゴミの出し方、住んでいる地域のルール
　参考例：神戸市「外国人向けごみ出しルール情報（ちらし等）」

交通ルール
・歩道を歩くとき、自転車に乗るときの注意点等
　参考例：警視庁「外国人向け交通事故防止広報用チラシ」

交通機関の利用
・最寄りの交通機関の情報、電車やバスなどの公共交通機関の利用方法

医療機関の利用
・医療機関の受診方法、お近くの医療機関に関する情報
　参考例：厚生労働省ホームページ「外国人患者を受け入れる医療機関の情報を取りまとめたリスト」

▼おすすめ資料▼
出入国在留管理庁ホームページ「生活・就労ガイドブック」
(多言語対応、日本で安心安全に暮らすうえで必要な情報が掲載されています)

3.6. 生活面での支援

特に日本に住み始めて数週間の間は、日本での生活において様々な疑問や不安があります。そのため、企業内で生活面に関する悩みを相談できるような相談窓口の設置や担当者を配置しましょう。

まとめ

外国人材をご検討の方に入国前後で必要な準備をご紹介しました。日本人採用と比べてビザや在留資格の取得が必要なため期間を要します。基本的には内定から入社までに4か月～6か月ほど必要となるので、4月内定を目指す場合は、前年の9月～11月ごろの面接会実施をおすすめしています。また、今回必要な事柄のいくつかは私たち外国人材紹介会社(登録支援機関)が請け負うこともできるため手間を省くことができます。少しでも外国人採用に興味をお持ちの方はお気軽にご相談下さい。

参考までに外国人材の採用の際に役立つ用語集も紹介します。

▼参考▼
厚生労働省/雇用管理に役立つ多言語用語集

私たち株式会社One Terrace(ワンテラス)は「チョクトリ」といった、海外から優秀な人材を採用する企業の採用支援、定着に向けた支援、活躍するための組織づくり支援などを通じて、企業の採用力や育成力の向上に知見を深めてきました。本記事以外にも、弊社では優秀な外国人材を採用するノウハウを持っているため今後も記事化していく予定です。

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